Elektronski dokument predstavlja dokument koji nastaje, šalje se i čuva u elektronskom obliku kroz zvanične informacione sisteme. Takav dokument koriste državni organi, javne službe i druge institucije u upravnim i poslovnim postupcima. Njegova upotreba uređena je zakonom i posebnim pravilima svakog sistema.
U postupcima se često postavlja pitanje da li je elektronski dokument validan i pod kojim uslovima može da se koristi kao dokaz. Odgovor zavisi od načina nastanka dokumenta, da li sadrži elektronski potpis ili elektronski pečat, kao i od načina na koji je preuzet iz sistema.
U nastavku teksta objašnjeno je kako se proverava validnost elektronskog dokumenta, kako se takav dokument koristi u različitim postupcima i na šta treba obratiti pažnju prilikom preuzimanja i čuvanja.
Kako se proverava validnost elektronskog dokumenta?
Validnost elektronskog dokumenta utvrđuje se kroz nekoliko jasno definisanih elemenata. Svaki od njih ima posebnu ulogu i zajedno daju odgovor da li dokument može da se koristi u postupku.
1. Izvor dokumenta
Elektronski dokument mora da potiče iz zvaničnog informacionog sistema. Dokumenti preuzeti sa državnih portala i institucionalnih sistema imaju jasno obeležen izvor i vezu sa konkretnim postupkom.
2. Format
Najčešći formati validnih elektronskih dokumenata su PDF i XML. Takvi fajlovi sadrže tehničke podatke koji omogućavaju proveru autentičnosti. Skenirani papir bez dodatnih elemenata tretira se kao običan prilog.
3. Elektronski potpis ili elektronski pečat
Elektronski potpis i elektronski pečat potvrđuju da dokument potiče od ovlašćenog izdavaoca i da sadržaj nije menjan. Njihovo prisustvo ima direktan uticaj na pravnu snagu dokumenta.
4. Vremenski žig
Vremenski žig obezbeđuje dokaz o tačnom datumu i vremenu nastanka dokumenta. Ovaj element ima značaj u postupcima sa zakonskim rokovima.
5. Mehanizam za proveru autentičnosti
Pojedini sistemi koriste dodatne metode validacije, kao što su kontrolni kodovi ili online provera. Korišćenjem tih mehanizama može da se potvrdi da dokument odgovara zapisu u sistemu.
Elektronski dokument koji ispunjava navedene uslove može da se koristi kao dokaz u upravnim i drugim postupcima, bez dodatnog overavanja.
Format dokumenta i ugrađeni mehanizmi provere
Format elektronskog dokumenta ima direktan uticaj na njegovu upotrebljivost u postupcima. Nisu svi fajlovi koji izgledaju isto tehnički i pravno jednaki. Razlika se vidi tek prilikom provere sadržaja i ugrađenih podataka.
PDF kao standardni format elektronskog dokumenta
PDF predstavlja najčešći format elektronskog dokumenta u administrativnim postupcima. Validan PDF dokument ne sadrži samo vidljiv tekst, već i tehničke informacije koje ukazuju na izdavaoca, vreme nastanka i način potpisivanja. Takav dokument omogućava proveru potpisa i integriteta kroz standardne alate.
PDF fajl koji predstavlja samo skenirani papir nema ugrađene podatke o izdavanju i ne omogućava proveru autentičnosti. U tom slučaju dokument se tretira kao prilog, a ne kao zvaničan elektronski dokument.
XML i strukturisani elektronski dokumenti
U pojedinim sistemima koristi se XML format. Ovaj format nije namenjen čitanju u klasičnom smislu, već razmeni podataka između sistema. XML dokumenti sadrže precizno definisane elemente koji omogućavaju automatsku obradu, proveru i arhiviranje.
Takvi dokumenti se najčešće koriste u poreskim, registracionim i drugim postupcima gde je potrebna razmena podataka bez ručne obrade.
Ugrađeni podaci o izdavaocu i postupku
Validan elektronski dokument sadrži podatke koji ga vezuju za konkretan organ i konkretan postupak. Ti podaci mogu da obuhvate naziv institucije, oznaku predmeta, datum izdavanja i identifikator dokumenta.
Prisustvo ovih informacija omogućava institucijama da povežu dokument sa evidencijom u sistemu bez dodatnih potvrda.
Alati za proveru sadržaja dokumenta
Većina savremenih PDF čitača omogućava uvid u podatke o potpisu i pečatu. Korišćenjem tih alata može da se vidi da li je dokument menjan nakon izdavanja i da li potpis odgovara ovlašćenom izdavaocu.
Kod pojedinih dokumenata postoji i dodatni mehanizam provere putem kontrolnog broja ili online servisa, što dodatno potvrđuje autentičnost.
Elektronski potpis, elektronski pečat i vremenski žig
Elektronski potpis, elektronski pečat i vremenski žig predstavljaju ključne elemente koji daju pravnu i dokaznu snagu elektronskom dokumentu. Njihova uloga jasno je definisana i razlikuje se u zavisnosti od toga ko izdaje dokument i u kojoj svrsi se koristi.
Elektronski potpis kao potvrda identiteta
Elektronski potpis vezan je za fizičko lice. Njime se potvrđuje identitet potpisnika i saglasnost sa sadržajem dokumenta. Kada dokument sadrži kvalifikovani elektronski potpis, takav dokument ima punu pravnu snagu u postupcima u kojima se zahteva potpis fizičkog lica.
Elektronski potpis omogućava proveru da dokument nije menjan nakon potpisivanja i da potpis zaista pripada osobi koja je navedena kao potpisnik.
Elektronski pečat kao oznaka institucije ili pravnog lica
Elektronski pečat koristi se kada dokument izdaje institucija ili pravno lice. Za razliku od elektronskog potpisa, pečat ne vezuje dokument za konkretnu osobu, već za organizaciju koja ga izdaje.
Dokumenti koji sadrže elektronski pečat najčešće se dobijaju iz državnih sistema i registara. Elektronski pečat potvrđuje poreklo dokumenta i njegovu autentičnost bez potrebe za dodatnim overama.
Vremenski žig i značaj datuma izdavanja
Vremenski žig predstavlja dokaz o tačnom datumu i vremenu nastanka ili potpisivanja dokumenta. Ovaj element ima poseban značaj u postupcima gde postoje zakonski rokovi ili gde je važno utvrditi redosled događaja.
Vremenski žig sprečava naknadne izmene dokumenta bez vidljivog traga i omogućava pouzdano dokazivanje trenutka izdavanja.
Kako se proveravaju potpis, pečat i vremenski žig
Provera se vrši kroz standardne alate za pregled elektronskih dokumenata. Uvidom u detalje dokumenta moguće je utvrditi ko je potpisnik ili izdavalac, da li je dokument menjan i da li je vremenski žig važeći.
Dokument koji sadrži validan elektronski potpis ili pečat, zajedno sa vremenskim žigom, može da se koristi u upravnim i drugim postupcima bez dodatnih potvrda.
Elektronski dokument u upravnim postupcima
Upravni postupci podrazumevaju komunikaciju sa državnim organima u vezi sa pravima, obavezama i evidencijama građana i firmi. U takvim postupcima elektronski dokument ima istu funkciju kao papirni dokument, pod uslovom da je izdat i dostavljen kroz zvaničan sistem.
Elektronski dokument u upravnom postupku služi kao dokaz, obaveštenje ili rešenje. Njegova upotreba zavisi od sistema kroz koji je izdat i od pravila tog postupka. Najčešće se koristi za pokretanje postupka, praćenje statusa i dostavljanje konačne odluke.
eUprava kao centralni sistem
eUprava predstavlja centralni portal za elektronsku komunikaciju sa državnim organima. Kroz ovaj sistem podnose se zahtevi, preuzimaju dokumenti i dobijaju obaveštenja o toku postupka.
Dokumenti preuzeti sa eUprave imaju jasno obeležen izvor i vezu sa konkretnim predmetom. Takvi dokumenti se koriste u daljim postupcima bez dodatnog dokazivanja porekla, jer sistem već sadrži evidenciju o njihovom izdavanju.
eUprava omogućava i uvid u status zahteva, što predstavlja elektronski trag o tome kada je postupak pokrenut i u kojoj fazi se nalazi.
eSanduče i elektronska dostava dokumenata
eSanduče služi za elektronsku dostavu dokumenata od strane institucija. Kada se dokument dostavi u eSanduče, smatra se zvanično uručenim u skladu sa pravilima elektronske dostave.
Dokumenti iz eSandučeta imaju poseban značaj u upravnim postupcima, jer sadrže podatke o datumu dostave i roku za postupanje. Preuzimanjem dokumenta ostaje evidencija u sistemu, što omogućava dokazivanje da je dokument primljen.
Dokumenti iz Ministarstva unutrašnjih poslova Republike Srbije
Ministarstvo unutrašnjih poslova Republike Srbije izdaje više vrsta elektronskih dokumenata koji se koriste u upravnim postupcima. Takvi dokumenti nastaju kroz zvanične sisteme i imaju jasno definisanu svrhu i važenje.
Elektronski dokumenti iz ovog sistema najčešće služe kao potvrda da je zahtev podnet, da je postupak u toku ili da je određena radnja završena. Njihova upotreba zavisi od vrste postupka i faze u kojoj se nalazi.
Zahtevi, potvrde i statusi postupaka
Kroz elektronske servise podnose se zahtevi i prate statusi postupaka. Nakon podnošenja zahteva, sistem generiše potvrdu koja predstavlja dokaz da je zahtev primljen. Takva potvrda ima tačno naznačen datum i referencu predmeta.
Tokom postupka mogu da se preuzmu obaveštenja o statusu, kao i dodatne potvrde koje se koriste u komunikaciji sa drugim institucijama. Ovi dokumenti imaju informativnu i dokaznu vrednost u zavisnosti od situacije.
Elektronski trag vezan za ličnu kartu
Postupci vezani za ličnu kartu ostavljaju elektronski trag u sistemu. Taj trag obuhvata podatke o podnetom zahtevu, datumu prijema i statusu izrade dokumenta.
Elektronski dokumenti koji se dobijaju u ovom procesu ne zamenjuju samu ličnu kartu, ali služe kao dokaz o toku postupka. U praksi se koriste prilikom dokazivanja da je zahtev podnet ili da je dokument u fazi izrade.
Ovakvi dokumenti imaju ograničenu svrhu i koriste se isključivo u okviru administrativnih postupaka za koje su izdati.
Katastar i eKatastar
Katastar predstavlja zvaničnu evidenciju o nepokretnostima i pravima na njima. Elektronski dokumenti iz katastra koriste se u upravnim, sudskim i poslovnim postupcima i imaju jasno definisanu pravnu snagu kada su preuzeti iz zvaničnog sistema.
eKatastar omogućava elektronski pristup podacima i dokumentima bez odlaska na šalter. Dokumenti preuzeti kroz ovaj sistem vezani su za konkretnu nepokretnost i predmet i mogu da se koriste kao dokaz u daljim postupcima.
Katastar nepokretnosti i elektronski izvodi
Elektronski izvodi iz katastra nepokretnosti sadrže podatke o parceli, objektu, vlasništvu i drugim upisanim pravima. Takvi dokumenti izdaju se u elektronskom obliku i sadrže oznake koje potvrđuju njihovo poreklo iz zvanične evidencije.
Elektronski izvod ima istu informativnu vrednost kao papirni izvod, uz prednost brže dostupnosti i jasnog elektronskog traga. Njegova upotreba zavisi od zahteva konkretnog postupka i institucije koja dokument prihvata.
Provera autentičnosti dokumenata
Autentičnost elektronskog dokumenta iz katastra proverava se kroz ugrađene tehničke elemente. Dokument sadrži podatke o izdavaocu, datumu izdavanja i identifikatoru koji omogućava povezivanje sa zapisom u sistemu.
U pojedinim slučajevima postoji i dodatni mehanizam za proveru, koji omogućava potvrdu da dokument odgovara originalu u evidenciji. Na taj način institucije mogu da prihvate dokument bez dodatnih potvrda ili overa.
Agencija za privredne registre i APR pretraga
Agencija za privredne registre vodi zvanične registre o privrednim subjektima i drugim organizacijama. Elektronski dokumenti iz ovog sistema koriste se u poslovnim i upravnim postupcima i imaju jasno definisanu ulogu u dokazivanju podataka.
APR pretraga omogućava uvid u osnovne podatke o subjektima, dok se elektronski izvodi i rešenja koriste kao zvanična dokumentacija. Takvi dokumenti preuzimaju se direktno iz sistema i vezani su za konkretan registar i predmet.
Elektronski izvodi i rešenja
Elektronski izvodi iz APR sadrže podatke o registraciji, statusu i promenama subjekta. Ovi dokumenti izdaju se u elektronskom obliku i sadrže elemente koji potvrđuju poreklo iz zvaničnog registra.
Rešenja koja se izdaju kroz sistem koriste se kao dokaz o upisu, brisanju ili izmeni podataka u APR. Njihova pravna snaga zavisi od vrste postupka i načina na koji su izdana.
Korišćenje dokumenta u daljim postupcima
Elektronski dokumenti iz APR koriste se u komunikaciji sa drugim institucijama, bankama i poslovnim partnerima. Dokument se prilaže u elektronskom obliku, bez potrebe za štampanjem i dodatnom overom, kada postupak to dozvoljava.
Važno je koristiti dokument u obliku u kojem je preuzet iz sistema. Izmena sadržaja ili konverzija u drugi format može da dovede do gubitka validnosti.
Poreska uprava i elektronska rešenja
Poreska uprava izdaje elektronska rešenja, uverenja i obaveštenja koja se koriste u poreskim i drugim upravnim postupcima. Ovi dokumenti imaju jasno definisanu svrhu i koriste se kao zvanična dokumentacija kada su preuzeti iz sistema.
Elektronski dokumenti iz Poreske uprave najčešće se dostavljaju kroz elektronske kanale i vezani su za konkretan poreski predmet. Njihova upotreba zavisi od vrste postupka i roka u kojem se koristi.
Uverenja, obaveštenja i rokovi
Uverenja i obaveštenja izdaju se kao elektronski dokumenti i sadrže podatke o poreskom statusu, obavezama ili promenama u evidenciji. Ovi dokumenti imaju naznačen datum izdavanja i rokove koji su bitni za dalje postupanje.
Rokovi navedeni u elektronskom dokumentu računaju se od datuma dostave, što ima značaj u žalbenim i drugim postupcima. Zbog toga je važno sačuvati dokument u obliku u kojem je preuzet.
Evidencija i čuvanje dokumentacije
Elektronski dokumenti iz Poreske uprave predstavljaju deo poreske evidencije. Njihovo čuvanje ima značaj zbog kasnijih provera, kontrola ili ponovnog korišćenja u postupcima.
Preporučuje se organizovano čuvanje dokumentacije po godinama i vrstama postupaka, uz zadržavanje originalnog formata fajla. Time se obezbeđuje mogućnost naknadne provere i dokazivanja sadržaja dokumenta.
Elektronski dokument u poljoprivredi
U oblasti poljoprivrede elektronski dokument koristi se u postupcima koji se odnose na registraciju gazdinstva, prijavu površina i ostvarivanje prava na podsticaje. Dokumentacija se vodi kroz centralizovani sistem i vezana je za podatke o gazdinstvu i korisniku.
Elektronski dokumenti u ovom sistemu služe kao dokaz o podnetim zahtevima, statusu prijava i donetim odlukama. Njihova upotreba ima značaj u administrativnim postupcima vezanim za subvencije i kontrole.
eAgrar kao sistem za registraciju i evidenciju
eAgrar predstavlja centralni sistem za vođenje podataka o poljoprivrednim gazdinstvima. Kroz ovaj sistem vrši se registracija, ažuriranje podataka o zemljištu, kulturama i nosiocu gazdinstva.
Na primer, nakon unosa ili izmene podataka o parcelama, sistem generiše elektronsku potvrdu o evidentiranju, koja ostaje zabeležena u sistemu i koristi se kao dokaz da je promena prijavljena.
eAgrar prijava i dokumentacija za ePodsticaje
Prijave za podsticaje podnose se elektronskim putem kroz sistem. Nakon podnošenja zahteva, generiše se potvrda o prijavi sa datumom i referencom predmeta.
Računi i potvrde u elektronskom obliku
Računi i potvrde koje se izdaju u elektronskom obliku predstavljaju posebnu kategoriju elektronskih dokumenata. Njihova svrha jeste dokaz o izvršenoj obavezi, plaćanju ili realizovanoj usluzi. Takvi dokumenti koriste se u ličnoj evidenciji, ali i u administrativnim i poslovnim postupcima.
Elektronski račun ili potvrda važe kada su preuzeti iz zvaničnog sistema i kada sadrže podatke koji omogućavaju proveru porekla i sadržaja.
EPS računi kao elektronski dokument
EPS računi dostupni su u elektronskom obliku i preuzimaju se kroz korisnički sistem. Takav račun sadrži obračun, period na koji se odnosi i identifikatore koji ga vezuju za korisnika.
Elektronski račun za struju koristi se kao dokaz o zaduženju ili plaćanju, naročito u postupcima gde je potrebno dokazati troškove domaćinstva ili prebivališta. Dokument se koristi u obliku u kojem je preuzet, bez izmene sadržaja.
EPS takođe nudi i mogućnost plaćanja i konktrole računa putem portala „Uvid u račun„.
Infostan i digitalni obračuni
Infostan omogućava pristup objedinjеним računima u elektronskom obliku. Digitalni obračuni sadrže podatke o uslugama, iznosima i rokovima plaćanja.
Elektronski obračun iz sistema koristi se kao potvrda o obavezama i može da posluži kao dokaz u postupcima gde se traži uvid u komunalne troškove, pod uslovom da je dokument preuzet iz zvaničnog sistema.
Pošta Srbije i potvrde o slanju i prijemu
Pošta Srbije izdaje elektronske potvrde o slanju i prijemu pošiljaka. Takve potvrde sadrže datum, vreme i identifikator pošiljke.
Elektronska potvrda o slanju koristi se kao dokaz da je dokument ili pošiljka predata u određenom trenutku. Ovaj podatak ima značaj u postupcima gde je potrebno dokazati da je obaveza izvršena u roku.
Kako pravilno čuvati elektronske dokumente?
Čuvanje elektronskih dokumenata ima direktan uticaj na njihovu kasniju upotrebu. Dokument koji je validan u trenutku preuzimanja može da izgubi značaj ako se ne čuva na odgovarajući način. Zbog toga je važno zadržati originalni fajl i sve njegove tehničke karakteristike.
Elektronski dokument treba čuvati u obliku u kojem je preuzet iz sistema, bez izmene sadržaja, naziva ili formata.
Organizacija digitalne arhive
Digitalna arhiva treba da bude jasno organizovana. Preporučuje se razdvajanje dokumenata po godinama, institucijama ili vrstama postupaka. Nazivi fajlova treba da budu razumljivi i da sadrže osnovne podatke, kao što su vrsta dokumenta i datum preuzimanja.
Na primer, rešenja, potvrde i obaveštenja treba čuvati u odvojenim folderima. Ovakva organizacija omogućava brzo pronalaženje dokumenta kada je potreban.
Dokazivanje datuma i porekla dokumenta
Datum i poreklo elektronskog dokumenta dokazuju se kroz ugrađene podatke, elektronski potpis, elektronski pečat ili vremenski žig. Zbog toga je važno sačuvati dokument u originalnom obliku.
U praksi, preuzeti fajl predstavlja dokaz da je dokument izdat u određenom trenutku i od strane određene institucije. Svaka izmena može da ukloni ili naruši te podatke.
Kada elektronski dokument zahteva dodatnu potvrdu?
Postoje situacije u kojima elektronski dokument, iako validan, zahteva dodatnu potvrdu ili dopunu. To zavisi od prirode postupka i pravila institucije koja dokument prima.
Dodatni zahtevi ne znače da dokument nema vrednost, već da postupak ima posebne uslove.
Situacije u kojima institucije traže dopunu
Dopuna se najčešće traži kada dokument ne sadrži sve potrebne podatke za konkretan postupak ili kada je potreban dokument druge vrste. U nekim slučajevima institucije traže dokument sa dodatnim elementima, kao što je drugačiji format ili poseban tip potpisa.
Takođe, dopuna može da se traži kada se koristi dokument koji je izdat za drugu svrhu ili drugi postupak.
Zaključak
U administrativnim postupcima elektronski dokument ima punu vrednost kada potiče iz zvaničnog sistema i sadrži elemente koji omogućavaju proveru njegove autentičnosti. U takvim slučajevima dokument može da se koristi kao dokaz, bez dodatnih overa i bez prelaska na papir.
Problemi nastaju onda kada se ne pravi razlika između validnog elektronskog dokumenta i običnog fajla, skena ili informativnog prikaza. Zbog toga je važno obratiti pažnju na izvor, format i ugrađene tehničke podatke, kao i na način preuzimanja i čuvanja dokumentacije.