eOtpremnica od 2026. godine ulazi u obaveznu primenu i menja način na koji se u Srbiji dokumentuje kretanje robe u poslovanju firmi. Umesto papirnih obrazaca koji su decenijama pratili svaku isporuku, promet robe prelazi u centralizovani elektronski sistem, sa jasno propisanim pravilima izdavanja, evidentiranja i kontrole.
Promena se uvodi kroz Zakon o elektronskim otpremnicama i odnosi se na širok krug poslovnih subjekata, od proizvođača i trgovaca do distributera i logističkih kompanija. U praksi, nova obaveza ne zahvata samo administraciju, već direktno utiče na svakodnevni rad magacina, transporta i knjigovodstva, jer svaka otprema robe mora biti praćena validnim elektronskim dokumentom.
Za privredu, eOtpremnica predstavlja još jedan korak u digitalizaciji poslovanja, ali i jasan signal da se dokumentovanje prometa robe stavlja pod strožu i transparentniju kontrolu.
Šta je eOtpremnica i koju ulogu ima u prometu robe?
eOtpremnica predstavlja elektronski dokument kojim se evidentira otprema i prijem robe u poslovnom prometu. Njena osnovna funkcija ostaje ista kao kod klasične papirne otpremnice, ali se način nastanka, razmene i čuvanja u potpunosti premešta u digitalno okruženje.
Dokument se izdaje kroz propisani informacioni sistem i postaje centralni dokaz o kretanju robe između poslovnih subjekata.
U prometu robe eOtpremnica ima ulogu zvaničnog pratećeg dokumenta tokom transporta, ali i administrativne osnove za dalje evidencije u poslovanju. Ona povezuje podatke o robi, učesnicima u prometu, vremenu i mestu isporuke u jedinstvenu elektronsku evidenciju koja ostaje trajno dostupna.
Time se uspostavlja jasan trag o svakoj otpremi, bez oslanjanja na papirnu dokumentaciju i ručne procedure.
Za nadležne organe eOtpremnica omogućava brži i precizniji uvid u tokove robe, dok za firme uvodi standardizovan način dokumentovanja koji smanjuje prostor za neusaglašenosti.
Ukratko, eOtpremnica je sada osnovna tačka kontrole prometa robe i jedan od ključnih elemenata novog sistema administrativnog nadzora.
Zakonski okvir i propisi koji uređuju e otpremnicu
Osnov čini Zakon o elektronskim otpremnicama, dok se detalji dodatno uređuju pravilnicima. Suština zakona može da se svede na nekoliko jasnih tačaka.
- eOtpremnica se izdaje isključivo u elektronskom obliku
- dokument se formira pre otpreme robe
- podaci uneti u sistem ostaju trajno evidentirani
- nadležni organi imaju pravo uvida tokom kontrole
- nepoštovanje pravila povlači novčane kazne
Zakon ne ostavlja prostor za slobodan izbor. eOtpremnica postaje obavezan deo poslovne dokumentacije, isto kao što su ranije bile papirne otpremnice. Razlika je u tome što se sada sve vidi u sistemu i svaka greška ostaje zabeležena.
View this post on Instagram
Ko ima obavezu izdavanja eOtpremnice?
Obaveza izdavanja eOtpremnice odnosi se na firme koje učestvuju u prometu robe u okviru svoje delatnosti.
Pravilo je jednostavno: ko robu otprema, taj mora da izda eOtpremnicu, bez obzira na veličinu firme ili vrstu posla.
Obveznici spadaju u sledeće grupe:
- proizvođači koji robu šalju kupcima ili distributerima
- veletrgovci i distributeri u B2B prometu
- maloprodajni lanci kod isporuke robe između objekata
- firme koje vrše internu preraspodelu robe između magacina
- subjekti koji robu šalju na doradu, skladištenje ili dalje distribuiranje
eOtpremnica se izdaje kada roba fizički napušta jedno mesto i kreće ka drugom, bez obzira da li postoji prodaja ili se radi o internom kretanju. Upravo tu dolazi do čestih zabuna, jer obaveza ne zavisi samo od fakture, već od samog kretanja robe.
U lancu učesnika jasno su razdvojene uloge. Otpremnik ima obavezu izdavanja eOtpremnice, primalac ima obavezu potvrde prijema, dok prevoznik tokom transporta mora da obezbedi uvid u dokument na zahtev kontrole.
Kada se eOtpremnica izdaje i za koje vrste prometa?
eOtpremnica se izdaje u istim situacijama u kojima se ranije izdavala klasična papirna otpremnica. Pravilo se ne menja. Kada roba fizički napušta jedno mesto i kreće ka drugom, dokument mora da postoji.
Osnov obaveze nije prodaja, već samo kretanje robe. Zato se eOtpremnica izdaje i kod isporuke kupcu, i kod internog premeštanja robe između magacina ili poslovnih objekata, kao i kod povrata, slanja na doradu ili drugog oblika fizičkog transporta.
Jedina razlika u odnosu na raniju praksu jeste način vođenja dokumentacije. Umesto papira, eOtpremnica se sada izdaje elektronski i evidentira u sistemu. Suština prometa robe ostaje ista, menjaju se samo forma dokumenta i način kontrole.
Obavezni sadržaj eOtpremnice
eOtpremnica mora da sadrži osnovne podatke koji jasno pokazuju ko šalje robu, kome se roba šalje i šta se tačno transportuje.
Po sadržaju, ona odgovara klasičnoj otpremnici koju su firme koristile godinama, samo se sada vodi elektronski.
U eOtpremnici se navode:
- podaci o firmi koja šalje robu
- podaci o firmi koja prima robu
- adresa sa koje roba kreće
- adresa na koju se roba isporučuje
- datum izdavanja i datum otpreme
- opis robe
- količina robe i jedinica mere
- podaci o prevozniku, ako učestvuje u transportu
Bez ovih informacija dokument nema punu vrednost i može da predstavlja problem tokom kontrole.
Evo jednostavnog primera.
Firma iz Beograda šalje robu iz svog magacina u Novi Sad. Pre nego što vozilo krene, u sistemu se unose podaci o pošiljaocu i primaocu, navodi se šta se šalje, u kojoj količini i na koju adresu. Kada se dokument sačuva u sistemu, eOtpremnica prati robu tokom celog transporta.
Suština eOtpremnice svodi se na četiri pitanja.
- Ko šalje robu?
- Kome se roba šalje?
- Šta se šalje?
- Gde roba ide?
Kako izgleda postupak izdavanja eOtpremnice
Izdavanje eOtpremnice izgleda skoro isto kao ranije, samo bez papira. Pre nego što roba krene iz magacina ili objekta, otpremnik uđe u elektronski sistem i napravi dokument koji prati tu pošiljku.
U dokument se unose osnovne informacije o firmi koja šalje robu, firmi koja robu prima i samoj robi. Navodi se odakle roba kreće, gde ide i kada se otprema. Kada se eOtpremnica sačuva u sistemu, ona važi kao zvaničan dokument i vezuje se za tu konkretnu isporuku.
Roba nakon toga može da krene na put. Tokom transporta, eOtpremnica postoji u sistemu i dostupna je za proveru.
Sve je već evidentirano u trenutku kada roba izlazi.
Kada roba stigne na odredište, primalac u sistemu potvrđuje prijem. Time se ceo postupak zatvara i ostaje zabeležen kao kompletan tok, od otpreme do isporuke.
Potvrda prijema robe i statusi eOtpremnice
Primalac robe ima obavezu da u sistemu potvrdi prijem. Time se zvanično potvrđuje da je roba isporučena u količini i stanju koje odgovara podacima iz dokumenta.
Potvrda prijema se daje elektronski i ostaje trajno zabeležena. Na taj način se zatvara ceo tok jedne eOtpremnice, od izdavanja do isporuke.
eOtpremnica prolazi kroz više statusa:
- izdata, dokument je napravljen i roba još nije isporučena
- u transportu, roba je krenula ka primaocu
- isporučena, roba je stigla na odredište
- potvrđena, primalac je potvrdio prijem u sistemu
Ako postoji neslaganje, na primer količina ne odgovara ili deo robe nedostaje, primalac to evidentira prilikom potvrde. Takva napomena ostaje vidljiva u sistemu i može da bude bitna u daljem postupku, bilo da se radi o reklamaciji ili kontroli.
Čuvanje eOtpremnice i dostupnost tokom kontrole
eOtpremnica se izdaje i čuva u centralnom državnom informacionom sistemu za elektronske otpremnice. Taj sistem je jedino mesto gde dokument nastaje, gde mu se menja status i gde ostaje sačuvan. Ako dokument nije u sistemu, smatra se da ne postoji.
Za firme to znači kraj papirnih arhiva i paralelnih evidencija. eOtpremnica se ne štampa i ne čuva lokalno. Sve informacije ostaju vezane za konkretnu otpremu i mogu lako da se pronađu po osnovnim podacima, kao što su datum, pošiljalac, primalac ili vrsta robe.
Tokom kontrole, nadležni organi imaju neposredan uvid u dokumente kroz isti sistem.
Povezanost eOtpremnice sa drugim elektronskim sistemima
eOtpremnica nije izolovan dokument koji postoji sam za sebe. Ona je deo šireg digitalnog sistema u kojem se promet robe povezuje sa finansijskim, poreskim i administrativnim evidencijama.
Upravo zbog toga podaci iz eOtpremnice imaju širi značaj od same logistike.
eOtpremnica i elektronske fakture
Iako eOtpremnica i elektronska faktura imaju različitu namenu, one se logično nadovezuju jedna na drugu. eOtpremnica beleži fizičko kretanje robe, dok faktura beleži finansku transakciju. Kada se roba isporuči, podaci o količini, vrsti robe i učesnicima u prometu moraju da budu usklađeni u oba dokumenta.
Razlike između onoga što je otpremljeno i onoga što je fakturisano lako postaju vidljive kroz elektronske sisteme, zbog čega se od firmi očekuje veća preciznost u vođenju dokumentacije.
eOtpremnica u poreskim evidencijama
Podaci iz eOtpremnice dostupni su poreskim organima i koriste se kao dodatni izvor informacija o prometu robe. Time se kontrola više ne zasniva samo na knjigovodstvenim izveštajima, već i na stvarnom kretanju robe.
Ako roba napusti magacin, a u evidencijama ne postoji odgovarajući trag, to postaje vidljivo kroz sistem. Zbog toga eOtpremnica ima važnu ulogu u poreskom nadzoru, iako sama po sebi nije poreski dokument.
eOtpremnica kod uvoza i izvoza robe
Kod spoljnotrgovinskog prometa eOtpremnica se uklapa u širi lanac dokumentacije koji uključuje carinske i transportne podatke. Ona prati robu nakon carinjenja i povezuje uvoz ili izvoz sa daljim kretanjem robe unutar zemlje.
Na taj način se obezbeđuje kontinuitet podataka, od ulaska robe u zemlju do njene isporuke krajnjem primaocu, bez prekida u evidencijama.
Uticaj eOtpremnice na interne sisteme firmi
Uvođenje eOtpremnice zahteva da interni sistemi firmi budu međusobno usklađeni. Magacinsko poslovanje, prodaja i knjigovodstvo moraju da koriste iste podatke, jer se svi oni prelivaju u jedan elektronski dokument.
Zaključak
eOtpremnica ne menja način na koji se roba šalje i prima, već menja način na koji se to evidentira. Sve što je ranije rađeno kroz papirnu otpremnicu sada se vodi elektronski, kroz centralni sistem, sa jasnim pravilima i trajnim zapisom.
Za firme to znači veću odgovornost za podatke koji se unose. Dokument se izdaje pre polaska robe, ostaje zabeležen u sistemu i može da se proveri u svakom trenutku. Naknadne ispravke i neusklađenosti teže prolaze neprimećeno, što zahteva urednije interne procedure.
Istovremeno, eOtpremnica donosi i određena olakšanja. Nema štampanja, arhiviranja i ručnog traženja dokumenata. Sve je na jednom mestu i dostupno po potrebi.