Putni nalog obrazac se koristi za evidentiranje službenog puta, odobravanje odlaska zaposlenog i kasniji obračun troškova. U firmi taj dokument povezuje odluku o putovanju, podatke o zaposlenom, odredište, trajanje puta, vrstu prevoza, dnevnice i druge troškove koji mogu da nastanu tokom puta.
Pravilno popunjen putni nalog pomaže da se službeni put evidentira jasno i da računovodstvo ima osnov za obračun i knjiženje.
U nastavku ćemo objasniti šta putni nalog treba da sadrži, kada se izdaje, kako se popunjava i na šta treba obratiti pažnju pre nego što se obrazac koristi u firmi.
Obrazac za putni nalog možete preuzeti ovde.
Kada se izdaje putni nalog?
Putni nalog se izdaje pre službenog puta. U njemu se navodi ko putuje, gde putuje, zbog kog posla putuje i koliko bi put trebalo da traje.
U firmi ga najčešće odobrava odgovorno lice, direktor ili ovlašćeni rukovodilac. Zaposleni zatim dobija osnov za odlazak na put, a računovodstvo dobija dokument na osnovu kog kasnije može da obračuna dnevnice, prevoz, smeštaj i druge priznate troškove.
Ko koristi putni nalog?
Putni nalog može da koristi svaka firma koja šalje zaposlene na službeni put. Može se odnositi na putovanje u drugi grad, odlazak na sastanak, obilazak klijenata, terenski rad, sajam, konferenciju, obuku ili drugi poslovni zadatak van mesta rada.
Kod pravnih lica i preduzetnika putni nalog pomaže da se službeni put odvoji od privatnog putovanja. Upravo zbog toga treba da bude jasno popunjen i potpisan pre nego što zaposleni krene na put.
Koje podatke treba da sadrži putni nalog?
Putni nalog treba da sadrži podatke koji pokazuju ko putuje, gde ide, zbog kog razloga i pod kojim uslovima. Podaci moraju biti dovoljno jasni da računovodstvo može da obračuna troškove i da firma ima urednu evidenciju.
Uobičajeno se unose sledeći podaci:
- naziv firme
- broj putnog naloga
- datum izdavanja
- ime i prezime zaposlenog
- radno mesto ili organizaciona jedinica
- mesto polaska
- odredište
- svrha službenog puta
- datum i vreme polaska
- datum i vreme povratka
- vrsta prevoza
- iznos dnevnice
- odobrena akontacija, ako postoji
- troškovi prevoza, smeštaja i ostali troškovi
- potpis odgovornog lica
- potpis zaposlenog
- izveštaj nakon povratka sa puta
Podaci o zaposlenom
U ovom delu navodi se ko ide na službeni put. Ime i prezime zaposlenog, radno mesto i organizaciona jedinica pomažu da se nalog poveže sa konkretnim zaposlenim i poslovnim zadatkom.
Ako u firmi više zaposlenih ide na isti događaj, za svakog zaposlenog može se izdati poseban putni nalog. Tako se troškovi mogu preciznije evidentirati i obračunati.
Podaci o putovanju
Podaci o putovanju treba da pokažu gde zaposleni ide i zašto. Odredište treba navesti jasno, uz naziv grada, države ili konkretne lokacije ako je potrebno.
Svrha puta treba da bude poslovno određena. Umesto opšte formulacije kao što je „sastanak”, bolje je navesti sa kim se sastanak održava i zbog kog poslovnog zadatka. Na primer: „sastanak sa poslovnim partnerom radi dogovora o isporuci robe”.
Podaci o troškovima
Putni nalog treba da sadrži osnov za obračun dnevnice, prevoza, smeštaja i drugih troškova koje firma priznaje. Zakon o radu prepoznaje naknadu troškova za vreme provedeno na službenom putu, dok se visina i način isplate uređuju opštim aktom i ugovorom o radu.
Kako se evidentira službeni put u firmi?
Evidentiranje službenog puta počinje pre polaska zaposlenog. Firma prvo donosi odluku da zaposleni ide na službeni put, zatim se popunjava putni nalog, odobrava se akontacija ako je potrebna i definišu se osnovni uslovi putovanja.
Nakon povratka zaposleni podnosi izveštaj o obavljenom poslu i dokumentaciju o troškovima. Računovodstvo zatim proverava podatke, obračunava dnevnice i troškove, knjiži iznose i zatvara nalog.
Korak 1: odobravanje službenog puta
Pre polaska treba da postoji jasno odobrenje za službeni put. Odobrenje može biti deo putnog naloga, jer se potpisom odgovornog lica potvrđuje da je zaposleni upućen na put zbog poslovnog zadatka.
U ovom koraku važno je da se zna:
- ko ide na službeni put
- gde putuje
- zašto putuje
- koliko put traje
- koji troškovi se priznaju
- da li se isplaćuje akontacija
Korak 2: popunjavanje putnog naloga
Putni nalog se popunjava pre polaska. Podaci treba da budu konkretni i proverljivi, posebno datum polaska, datum povratka, odredište i poslovni zadatak.
Ako se koristi službeno vozilo, u nalog se mogu uneti podaci o vozilu i relaciji. Ako zaposleni koristi sopstveno vozilo u službene svrhe, firma treba da ima jasna interna pravila za obračun naknade i dokazivanje troškova.
Korak 3: čuvanje računa i dokaza
Tokom puta zaposleni treba da sačuva dokaze o troškovima. To mogu biti računi za gorivo, putarine, parking, smeštaj, autobuske ili avionske karte, taksi računi i drugi dokumenti povezani sa službenim putem.
Bez odgovarajuće dokumentacije firma može imati problem da prizna trošak. Zato je važno da zaposleni unapred zna koje troškove firma prihvata i na koji način treba da ih dokumentuje.
Korak 4: izveštaj nakon povratka
Po povratku sa službenog puta zaposleni popunjava izveštaj. U njemu se ukratko navodi šta je urađeno, koji su poslovni zadaci završeni i da li postoje dodatne napomene.
Izveštaj ne treba da bude opširan. Dovoljno je da jasno potvrdi da je putovanje imalo poslovnu svrhu i da je povezano sa nalogom koji je firma prethodno odobrila.
Korak 5: obračun troškova
Računovodstvo nakon povratka obrađuje putni nalog i priložene dokaze. U obračun ulaze dnevnice, prevoz, smeštaj i drugi priznati troškovi, u skladu sa internim aktima firme.
Kod službenog puta u inostranstvo posebno treba voditi računa o poreskom tretmanu dnevnica. Prema pregledima usklađenih neoporezivih iznosa, za dnevnice za službeni put u inostranstvo primanja iznad propisanog neoporezivog iznosa od 90 evra podležu posebnom poreskom tretmanu.
Dnevnice i troškovi službenog puta
Dnevnica je naknada koja se zaposlenom isplaćuje za vreme provedeno na službenom putu. Ona se razlikuje od troškova smeštaja, prevoza i drugih troškova koji se posebno dokazuju računima.
Firma treba internim aktom ili ugovorom o radu da uredi visinu dnevnice, način isplate, uslove za akontaciju i rokove za podnošenje obračuna nakon povratka. Član 118. Zakona o radu upućuje na opšti akt i ugovor o radu kao osnov za naknadu troškova zaposlenih.
Šta može da uđe u troškove puta?
U troškove službenog puta mogu da uđu izdaci koji su neposredno povezani sa poslovnim putovanjem. To mogu biti:
- prevoz
- smeštaj
- putarina
- parking
- javni prevoz u mestu boravka
- taksi, ako ga firma priznaje
- troškovi službene komunikacije
- drugi troškovi odobreni internim aktom firme
Svaki trošak treba da bude dokumentovan. Račun treba da sadrži podatke koji omogućavaju da se trošak poveže sa službenim putem.
Šta je akontacija?
Akontacija je iznos koji firma može da isplati zaposlenom pre polaska na službeni put. Zaposleni taj novac koristi za troškove koji mogu da nastanu tokom puta.
Nakon povratka radi se obračun. Ako su troškovi veći od akontacije, firma isplaćuje razliku. Ako je zaposleni potrošio manje od iznosa koji je dobio, razlika se vraća firmi.
Putni nalog za službeni put i putni nalog za vozilo
Izraz putni nalog može da označava različite dokumente. U ovom članku govorimo pre svega o nalogu za službeni put zaposlenog, ali postoji i putni nalog koji se odnosi na vozilo, prevoz i evidenciju vožnje.
Kada je u pitanju međunarodni transport, potreban je i CMR obrazac.
Kod naloga za službeni put fokus je na zaposlenom, poslovnom zadatku, dnevnicama i troškovima. Kod putnog naloga za vozilo fokus je na vozilu, vozaču, relaciji i korišćenju vozila.
Zašto je razlika važna
Razlika je važna jer se ova dva dokumenta ne popunjavaju na isti način. Ako firma šalje zaposlenog na službeni put, potreban je dokument koji pokazuje osnov putovanja i troškove zaposlenog.
Ako firma vodi evidenciju korišćenja vozila, onda se unose podaci o vozilu, vozaču, pređenoj relaciji i drugim elementima vožnje. U pojedinim oblastima prevoza posebni propisi uređuju sadržinu i evidenciju putnih naloga za vozila.
Najčešće greške
Većina problema nastaje zato što nalog nije popunjen pre puta ili zato što troškovi nisu dokumentovani.
Najveću pažnju treba obratiti na datume, odredište, svrhu puta, potpise i račune.
1. Nalog nije izdat pre puta
Putni nalog treba izdati pre polaska. Ako se popunjava tek nakon povratka, dokument može izgledati kao naknadno pravdanje troškova, a to može da oteža računovodstvenu obradu.
2. Svrha puta nije jasna
Formulacije poput „poslovne obaveze” ili „sastanak” mogu biti nedovoljne. Bolje je navesti konkretnu poslovnu svrhu, ime partnera, naziv događaja ili opis zadatka.
3. Nedostaju računi
Bez računa i drugih dokaza pojedini troškovi mogu ostati nepriznati. Zaposleni treba da zna koje račune treba da čuva i kako ih predaje nakon povratka.
4. Nisu usklađeni nalog i obračun
Datumi, destinacija, akontacija i troškovi u obračunu treba da odgovaraju podacima iz naloga. Ako se podaci razlikuju, potrebno je uneti objašnjenje ili napomenu.
Kako firma može da uredi evidenciju službenih putovanja?
Firma može da smanji greške ako unapred definiše postupak za službena putovanja. Interni akt treba da objasni ko odobrava put, kada se izdaje putni nalog, kolika je dnevnica, koji troškovi se priznaju i u kom roku zaposleni predaje dokumentaciju.
Takva pravila pomažu zaposlenima da znaju šta treba da urade pre puta, tokom puta i nakon povratka. Računovodstvu se na taj način olakšava obračun i smanjuje se rizik od nepotpune dokumentacije.
Šta treba definisati internim pravilima?
Interna pravila mogu da obuhvate:
- ko odobrava službeni put
- ko popunjava putni nalog
- kada se nalog izdaje
- kolika je dnevnica za put u zemlji
- kako se uređuju dnevnice za inostranstvo
- kada se isplaćuje akontacija
- koji troškovi se priznaju
- koji računi su obavezni
- u kom roku se predaje obračun
- ko proverava i odobrava konačan obračun
Zaključak
Putni nalog obrazac je važan dokument za svaku firmu koja šalje zaposlene na službeni put. On povezuje odobrenje puta, podatke o zaposlenom, poslovni zadatak, trajanje puta i troškove koji se kasnije obračunavaju.
Kada se putni nalog popuni pre polaska, a nakon povratka dopuni izveštajem i računima, firma dobija urednu evidenciju službenog puta. Zaposleni tada ima osnov za naknadu troškova, a računovodstvo jasnu dokumentaciju za obračun, knjiženje i čuvanje poslovne evidencije.
